Formulář faktura - fakturujte v Excelu!

Excel Pokud patříte mezi ty, kteří používají k vystavování faktur elektronický formulář, tak tu pro vás mám další multifunkční formulář v Excelu. Jedná se o původní formulář, který jsem upravil a rozšířil.

Aktualizace:
10.1. 2010 - Rozšíření formuláře (definování vlastní číselné řady, možnost vložení loga, přepínání formuláře pro plátce nebo pro neplátce DPH a další.).

Zachoval jsem rozložení formuláře na jednu stranu A4. Do faktury lze zapsat 23 položek. Formulář pracuje s vaším seznamem odběratelů a nově se seznamem zboží/služeb. Součástí formuláře je nápověda, která se vyvolá tlačítkem Nápověda. Než začnete s formulářem pracovat, tak je potřeba vyplnit potřebné informace a parametry.

Soubor Faktura II.xls obsahuje listy:

Faktura - formulář s dokladem.
Odběratel - seznam odběratelů, které se přenášejí do faktury.
Položky - seznam zboží, které se přenášejí do faktury.

Nastavení:

Prefix - zde si můžete nastavit, jaký chcete mít před číslem faktury textový řetězec. Není povinný.
Číselná řada - číselnou řadu si můžete sestavit podle vlastních potřeb. Skládá se ze čtyř částí, které jsou odděleny "_" (oddělovací je povinný):
1. Libovolný textový řetězec před číslem dokladu. Není povinné.
2. Formát aktuálního roku. RR = 10 nebo RRRR = 2010. Povinné.
3. Oddělovač mezi rokem a číslem dokladu. Vložte například znak "-" nebo "/". Nepoužívejte znak "_". Není povinné
4. Délka pořadového čísla dokladu. Například číslo 4 představuje číselnou řadu od 0001 do 9999. Povinné.
Příklad sestavení celého čísla faktury:
Prefix: FA-
Číslo dokladu: P/_RRRR_-_3, výsledné číslo dokladu: FA-P/2010-001
Číslo dokladu: _RR__4, výsledné číslo dokladu: FA-100001
Vyhotovil - vyplňte seznam jmen, kteří budou s formulářem pracovat. Jméno si po vyplnění faktury vyberete do kolonky Vyhotovil ve spodní části formuláře.
Jednotky - číselník jednotek se kterým budete pracovat při zadávání položek do formuláře.
Úhrada - seznam vašich možných úhrad. Ve formuláři pak vyberete ze seznamu Způsob platby.
Sazba DPH - sazby DPH v %. DPH se vyplňuje u každé položky na konci řádku.
Způsob odběru - seznam vašich způsobů odběru zboží. Ve formuláři vyberete do kolonky Způsob odběru.
Splatnost faktury - zde zadejte termíny splatnosti faktury ve dnech. Termín poté vybíráte na formuláři vedle Data splatnosti. Vlastní datum splatnosti se pak nastaví podle vámi vybrané hodnoty.
Měna - zadejte seznam měn, ve kterých budete vystavovat faktury.
Variabilní symbol je číslo faktury - zapnutá volba zajistí, že ve variabilním symbolu bude vždy číslo faktury.
Položky vybírat z listu Položky - při aktivované volbě se zobrazí formulář se seznamem zboží z listu Položky. Tlačítkem Vložit přenesete do faktury.
Zadávat ceny s DPH - volba zadávání ceny s DPH nebo bez DPH do formuláře. Změnou volby se mění i výpočty cen.
Odečítat fakturované množství - zapnutá funkce zajistí, že fakturované množství bude odečteno z listu Položky dané položky (z karty zboží).
Automatické číslování dokladu - aktivuje automatické číslování dokladu při tisku faktury tlačítkem Tisk na formuláři. Aktivací je ruční číslování vypnuté.
Po vytištění smazat formulář - obsah formuláře bude po vytištění vymazán.
Počet kopií - zadejte kolik kopií formuláře budete tisknout.
Faktura pro neplátce - přepínání formuláře pro plátce nebo pro neplátce DPH.
Zapsat fakturu do vydaných faktur - evidence vydaných faktury na samostatném listu.
Vložit logo - tlačítko slouží k importu loga.
Vložit razítko - tlačítko slouží k importu naskenovaného razítka.
Vertikálně zarovnat - aktivuje vertikální zarovnání loga/razítka (zvolte před importem loga).
Horizontálně zarovnat - aktivuje horizontální zarovnání loga/razítka (zvolte před importem loga).
Zobrazit rámeček loga - podle potřeby můžete kolem loga zobrazit rámeček.
Dodavatel - do této oblasti vyplňte všechny potřebné údaje vaší firmy. Buňky jsou odemčené a můžete přizpůsobit podle vlastních potřeb. Pomocí tlačítka Vložit logo můžete vložit logo. Logo odstraníte tak, že opět stisknete tlačítko Vložit logo, zobrazí se okno pro výběr souboru. Stiskněte tlačítko Storno. Vodoznak do formuláře můžete vložit tak, že do záhlaví stránky vložíte obrázek. Celý návod na vložení vodoznaku najdete zde.
Odběratel - informace o Odběrateli se plní automaticky výběrem z rozbalovacího seznamu. Strukturu informací můžete měnit. Pokud některou informaci nechete zobrazit, stačí smazat název pole.
na listu Položky nadefinujte Druhy položek (například Z = zboží, S = služby).
na listu Položky nadefinujte Sklady (slouží jen pro přehled uložení zboží) a zboží/služby, které budete fakturovat.
na listu Odběratel zadejte údaje o vašich odběratelích.

Ukázka pole s nastavením

Excel Faktura - parametry

Návod:

Nejdříve si zkontrolujte, zda máte povolená makra v menu Nástroje/Makra/Zabezpečení. Pokud ne, tak na záložce Úroveň zabezpečení nastavte na Střední.
Pro odběratele je vytvořen vlastní list (databáze) s názvem Odběratel. Pomocí rozbalovacího seznamu vyberte odběratele, kterému chcete vystavit fakturu. Ostatní údaje o odběrateli se automaticky načtou. Zkušební verze je omezena na první 3 odběratele.
Číslo dokladu - tlačítkem < | > generujete číslo dokladu. Číslování je nastavené od 1 do 10000. Pokud máte zapnutou funkci Automatické číslování dokladu, číslo se automaticky vygeneruje při tisku faktury stlačením tlačítka Tisk.
Vyplňte ostatní údaje faktury podle vašich potřeb. Většina se vyplňuje výběrem z rozbalovacího seznamu, který je definován parametry, které jste vyplnili. Jedná se např. o Způsob odběru, Způsob platby, splatnost faktury, jednotky množství, DPH, kdo vyhotovil fakturu.
Datum splatnosti se vyplní automaticky podle data splatnosti, datum zdanitelného plnění můžete zadat v rozsahu dnešního data a 15 dní zpět, datum vystavení se standardně plní automaticky dnešním datem (vzorec "=DNES()"). Záleží na vás jestli vzorec ponecháte nebo budete datum přepisovat.
Do formuláře lze zadat 23 položek. U položky zadejte název, počet, jednotky (výběrem ze seznamu), cena za jednotku s/bez DPH a sazbu DPH (výběrem ze seznamu).
Pokud máte zapnutou funkci "Položky vybírat z listu Položky", tak po nastavení na řádek ve sloupci Název položky se automaticky zobrazí formulář se seznamem položek. Vyberte položku, kterou chcete fakturovat a stiskněte tlačítko Vložit. Zvolená položka, cena a sazba DPH bude vložena do formuláře. Zkušební verze je omezena na první 3 položky.
Patičku formuláře si vyplňte podle vašich představ a potřeb.
Tisk formuláře je nastaven na jednu stranu A4. Tisknout můžete standardně přes volbu Ctrl+P nebo tlačítkem Tisk. Pokud máte zapnuté funkce Automatické číslování dokladu a Odečítat fakturované množství je pak nutné tisknout tlačítkem Tisk na formuláři.

Plnou verzi formuláře Faktura II lze pořídit za 99,- Kč převodem na účet 670100-2206116657/6210 (neplatím bankovní poplatky). Do pole zprávy pro příjemce uveďte 'FAII' a e-mailovou adresu, kam chcete formulář poslat. Po úhradě mě kontaktujte. Formulář bude odeslán ihned po připsání částky na účet.

Zkušební soubor s formulářem: faktura_II.xls

Autor: